Nye regler for håndtering af persondata

EU’s nye persondataforordningen gælder fra 25. maj 2018. Den bygger oven på de gældende regler om persondata. Men forordningen får betydning for alle, også idrætsforeningerne. Vejledning fra DIF og DGI ligger klar i januar måned.

Forordningen giver i store træk samme adgang som i dag til at behandle personoplysninger, også for idrætsforeninger. Men forordningen skærper kravene til dokumentationen for, at persondata håndteres forsvarligt.

Persondata, eller personoplysninger, er den type af oplysninger, der kan henføres til en bestemt person. Det kan være fødselsdato, navn og kontaktoplysninger. Mange personoplysninger er ordinære, andre personoplysninger er følsomme. Under den nye persondataforordning vil den normale idrætsforening stadig kunne behandle de personoplysninger, som er nødvendige for at afvikle foreningens aktiviteter, ordinære såvel som følsomme. Dét er den absolutte hovedregel.

I en idrætsforening er det nødvendigt at registrere og behandle en række oplysninger om foreningens medlemmer, trænere og ledere. Der skal opkræves kontingenter, stilles hold til kampe, og trænere skal vide, hvem der er med på holdet. Dette kan uden videre fortsætte under den nye forordning. Der skal måske også afregnes skat af trænerlønninger, foretages indberetninger til specialforbundet eller indhentes børneattester. Dette kan også fortsætte, men kravene til forsvarlig behandling af personoplysninger skærpes, jo mere følsomme oplysningerne er.

Idrætsforeninger må altså fortsat behandle personoplysninger, når der er et reelt og legitimt behov for det. Oplysningerne må ikke opbevares længere end dette behov tilsiger, og oplysningerne skal være i et beskyttet miljø, hvor der kun er adgang for foreningens ledelse eller andre med gyldig grund.

Der kan blandt DIF’s mange forskelligartede foreninger blive ret stor forskel på, hvor store konsekvenser forordningen får i forhold dokumentationskravene. Det afhænger blandt andet af, hvorvidt der udveksles personoplysninger mellem forening og forbund systematisk. Og det afhænger også af, om oplysningerne udveksles i stort omfang, kun en gang i mellem eller slet ikke.

DIF og DGI udarbejder sammen en informationspjece til alle idrætsforeninger om, hvordan man kan efterleve forpligtelserne i forordningen. DIF afventer aktuelt, at Justitsministeriet færdiggør nogle vigtige vejledninger om forordningen, men i DIF og DGI forventer vi, at den fælles pjece ligger klar i januar måned.

Kilde: DIF